Créer et activer un compte Pajemploi est la première étape pour déclarer et rémunérer un salarié qui assure la garde d’un enfant. Ce compte permet de gérer les déclarations sociales mensuelles, d’obtenir le calcul des cotisations et d’accéder aux services complémentaires proposés par l’Urssaf. Si vous bénéficiez du Complément de Libre Choix du Mode de Garde (CMG) via la CAF ou la MSA, le compte est généralement créé automatiquement par le centre national Pajemploi.
Synthèse :
Activez votre compte Pajemploi et structurez vos déclarations, vous sécurisez le calcul des cotisations et des aides CAF/MSA tout en gagnant du temps de gestion.
- Validez l’email d’activation et, si besoin, inscrivez-vous manuellement, sinon aucune déclaration n’est possible.
- Ajoutez le salarié dans « Gérer mes salariés » avec le numéro de Sécurité sociale et l’agrément si assistant maternel, puis activez/désactivez le profil selon l’emploi.
- Respectez le calendrier, déclarez entre le 25 du mois et le 5 du mois suivant, en indiquant les dates réelles d’entrée ou de sortie.
- Saisissez le salaire net, les heures normales et majorées, les jours d’activité et congés, en excluant les indemnités d’entretien, repas, trajets.
- Avant validation, contrôlez le récapitulatif, le prélèvement à la source et l’estimation CMG, conservez l’accusé, et envisagez Pajemploi+ ou l’app mobile pour automatiser le paiement.
Créer/Activer votre Compte Pajemploi
Lorsque le compte est créé automatiquement, vous recevez un email d’activation. Ce message contient un lien à cliquer pour confirmer votre adresse et finaliser l’accès à l’espace en ligne.
Si vous ne bénéficiez pas du CMG ou si le compte n’a pas été généré, il faut procéder à une inscription manuelle sur le site officiel Pajemploi, accessible via l’adresse dédiée du service Urssaf.
Lors de l’inscription, il est important de vérifier l’email de confirmation, car la validation par lien est nécessaire pour pouvoir ensuite effectuer une déclaration ou utiliser l’application mobile.
Ajouter et Identifier Correctement Votre Salarié
Avant d’effectuer la première déclaration, vous devez ajouter chaque personne employée dans votre espace Pajemploi. La gestion des salariés se fait depuis le menu dédié, où il est possible d’ajouter, activer ou désactiver un profil selon les besoins.
Voici comment procéder pour enregistrer correctement un salarié et éviter des erreurs qui bloqueraient les déclarations.
Processus pour ajouter un salarié
Accédez à la rubrique « Gérer mes salariés » puis choisissez « Ajouter une salariée ». L’interface vous guide pas à pas pour créer une fiche employé liée à votre compte.
Après saisie, le salarié apparaît dans la liste de gestion. Vous pouvez ensuite l’activer ou le désactiver suivant les périodes d’emploi, ce qui facilite la tenue des déclarations mensuelles.
Documents et informations à fournir
Pour compléter la fiche, munissez-vous du numéro de Sécurité sociale du salarié, ainsi que des informations d’identité : nom, prénom, date de naissance et adresse.
Si votre salarié est un assistant maternel, ajoutez la date d’agrément. Ces éléments permettent d’identifier de manière fiable le salarié et d’assurer le bon calcul des droits et cotisations.
Respecter la Bonne Période et le Bon Calendrier de Déclaration
La déclaration se fait chaque mois pour la période durant laquelle le salarié a travaillé. Le calendrier à respecter est important pour le calcul des cotisations et pour la prise en charge éventuelle par la CAF ou la MSA.
Voici les règles à connaître pour éviter les retards et les erreurs de période.
Période de déclaration
Vous devez déclarer la rémunération correspondant à un mois d’emploi donné, en indiquant soit les dates du mois concerné, soit les dates réelles de début et de fin de contrat si elles diffèrent. Cette précision garantit que les prestations et les cotisations sont affectées à la bonne période.
En cas d’embauche en cours de mois ou de départ avant la fin du mois, renseignez les dates exactes pour que le bulletin de paie reflète correctement le temps de travail effectif.
Calendrier à respecter
La déclaration mensuelle doit être réalisée entre le 25 du mois d’emploi et le 5 du mois suivant. Ce délai s’applique aux déclarations principales et aux corrections éventuelles.
Respecter cette fenêtre permet d’assurer le traitement dans les délais, le calcul des aides (prise en charge CMG) et le versement des éventuels remboursements ou paiements.
Saisir les Bonnes Informations de Travail et de Salaire
La qualité des données saisies dans l’écran « Faire une déclaration » conditionne le calcul automatique de Pajemploi. Une saisie exacte évite les ajustements ultérieurs et facilite la relation avec le salarié.
Avant d’ouvrir l’interface de déclaration, assurez-vous d’avoir sous la main les éléments de salaire et les détails du temps de travail.
Étapes dans « Faire une déclaration »
Sélectionnez le salarié concerné et vérifiez que ses informations personnelles sont correctes sur sa fiche, notamment le numéro de Sécurité sociale et l’adresse. Une erreur ici peut entraîner un mauvais calcul des droits.
Ensuite, renseignez les éléments demandés : le nombre d’heures normales travaillées, le nombre de jours d’activité, et le cas échéant les jours de congés payés. L’interface propose généralement des champs clairs pour chaque type d’événement.
Si le salarié a effectué des heures majorées, supplémentaires ou des heures spécifiques (nuit, dimanche), indiquez-les dans les zones prévues, en précisant les taux quand ils s’appliquent.
En cas de versement d’acomptes ou d’avances, mentionnez-les; Pajemploi les prendra en compte dans le calcul du net à payer et des prélèvements.
Règles sur le salaire à déclarer
Il faut déclarer le salaire net versé au salarié. Les indemnités non soumises à cotisations, telles que les remboursements d’entretien, les frais de repas ou les indemnités de trajet, doivent être identifiées séparément ou exclues selon les rubriques prévues.
Déclarer uniquement le net salarial évite les doubles comptages et garantit le calcul exact des cotisations sociales et du prélèvement à la source si applicable.
Pour synthétiser ce qui doit être inclus ou exclu, la table suivante clarifie les catégories à saisir.
Tableau récapitulatif des éléments à déclarer et à exclure.
| À saisir dans Pajemploi | À exclure ou à traiter séparément |
|---|---|
| Nombre d’heures normales, heures majorées, heures supplémentaires | Indemnités d’entretien, repas fournis, remboursements de trajet |
| Nombre de jours d’activité, congés payés | Aides ponctuelles non salariales, remboursements de matériel |
| Salaire net versé et acomptes | Avantages en nature non déclarés comme salaire, à distinguer selon la situation |
Vérifier le Récapitulatif Avant de Valider
Avant de valider la déclaration, prenez le temps de contrôler chaque montant et chaque ligne du récapitulatif. Pajemploi calcule automatiquement plusieurs éléments, mais la responsabilité de la saisie vous incombe.
Ce contrôle final évite des régularisations administratives ultérieures et protège votre relation avec le salarié.
Éléments calculés automatiquement
Pajemploi génère le calcul des cotisations sociales, l’estimation de la prise en charge CAF ou MSA, le montant de l’impôt prélevé à la source si applicable, et le salaire net après prélèvement.
Le système affiche également le reste à verser au salarié et une estimation du CMG. Ces informations permettent d’avoir une vision claire du coût total employeur et du net perçu par le salarié.
Contrôles avant validation
Vérifiez que le nombre d’heures, les majorations et les jours de congés correspondent aux éléments réels du mois. Corrigez toute incohérence avant de cliquer sur « Valider ».
Enfin, cochez l’acceptation des conditions et conservez l’accusé de réception. Cet enregistrement sert de preuve en cas de contrôle ou de contestation.
Simplifier Encore Plus avec Pajemploi+ ou l’Appli Mobile
Pour réduire le temps passé sur la paie et les déclarations, Pajemploi propose des services additionnels qui automatisent une partie des opérations.
Nous présentons ci-dessous les avantages principaux de ces options et comment elles s’intègrent dans votre routine d’employeur.
Avantages de Pajemploi+
Avec Pajemploi+, l’Urssaf prend en charge l’intégralité du processus de rémunération : vous réalisez la déclaration mensuelle, puis Pajemploi se charge du paiement direct au salarié et du prélèvement des sommes restantes sur votre compte.
Cela simplifie la gestion bancaire et réduit les risques d’erreur dans les virements. Le service est particulièrement pertinent pour les employeurs qui souhaitent déléguer la partie opérationnelle de la paie.
Utiliser l’application « Mon Pajemploi au quotidien »
L’application mobile permet de déclarer en quelques clics, une fois le contrat et les paramètres configurés. Les calculs sont effectués automatiquement, et l’interface est optimisée pour des saisies rapides depuis un smartphone.
Elle est utile pour les déclarations régulières, les modifications ponctuelles et le suivi des montants. En combinant l’application et Pajemploi+, vous limitez les interventions manuelles et sécurisez les paiements.
En appliquant ces bonnes pratiques, vous sécurisez vos démarches administratives et facilitez la gestion de la paie de vos salariés de garde d’enfant. Vérifications régulières, saisies précises et choix des services adaptés réduisent le risque d’erreur et optimisent le temps consacré à ces tâches.
