MyPeopleDoc se présente comme un coffre-fort numérique sécurisé destiné au stockage et à la gestion des documents liés aux ressources humaines. La plateforme centralise les fichiers administratifs envoyés par l’employeur et offre à chaque collaborateur un espace personnel accessible en ligne. Proposée généralement par l’entreprise à ses salariés, elle vise à simplifier la conservation, la consultation et le partage des pièces telles que les bulletins de paie ou les contrats de travail.
Synthèse :
MyPeopleDoc centralise et sécurise vos documents RH dans un coffre-fort en ligne, pour un accès fluide et conforme au RGPD tout au long du parcours salarié.
- Invitez vos collaborateurs et importez l’historique paie/contrats pour un point unique de stockage (jusqu’à 10 Go par utilisateur).
- Activez l’authentification à deux facteurs, cadrez les autorisations par rôle et contrôlez les journaux d’accès, avec hébergement en France pour la conformité RGPD.
- Normalisez le nommage des fichiers, utilisez dossiers et tags, et exploitez la recherche plein texte pour accélérer la récupération et la traçabilité.
- Déployez des workflows automatisés pour l’envoi des bulletins, l’onboarding et la signature électronique, avec notifications email à chaque dépôt.
- Offrez un accès multi-appareils 24/7 et, selon votre politique, la disponibilité après départ pour limiter les demandes ad hoc auprès des RH.
Qu’est-ce que MyPeopleDoc ?
MyPeopleDoc permet de rassembler en un point unique l’ensemble des documents RH d’un salarié, depuis l’embauche jusqu’à l’archivage. En tant que service « coffre-fort », il met l’accent sur la sécurité, la traçabilité et la disponibilité des fichiers administratifs.
La solution est pensée pour être intégrée au système d’information de l’entreprise et accessible via navigateur ou application. L’employeur initie l’accès et gère la distribution des documents, tandis que le salarié dispose d’un espace privé pour consulter et télécharger ses documents à tout moment.
Centralisation des documents RH
La centralisation réduit les silos d’information et facilite la gestion documentaire pour les équipes RH et les salariés.
Types de documents pris en charge
MyPeopleDoc prend en charge un large éventail de fichiers administratifs, ce qui en fait un point unique de stockage pour toutes les pièces personnelles et professionnelles. L’outil accepte notamment les documents relatifs à la paie, aux contrats et aux communications internes.
Parmi les types de documents couramment hébergés, on trouve :
- Bulletins de paie et récapitulatifs de salaire
- Contrats de travail, avenants et attestations
- Notes de service et communications RH
- Attestations diverses (assurance, employeur, Pôle emploi)
L’espace personnel peut proposer jusqu’à 10 Go de stockage par utilisateur, ce qui permet d’archiver de longues périodes d’historique documentaire sans multiplication des supports physiques.
Organisation et archivage
La plateforme offre des outils d’organisation comme le classement par dossier, les tags et la recherche plein texte, afin d’améliorer la récupération des documents. Ces fonctions facilitent la consultation rapide et la constitution d’un historique individuel.
La conservation est pensée pour répondre aux contraintes administratives et aux politiques internes. L’archivage centralisé permet également de suivre les versions d’un document et d’enregistrer les dates de mise à disposition, ce qui améliore la traçabilité des échanges entre employeur et salarié.
Accès sécurisé et personnel
La sécurité des données et le contrôle des accès sont au cœur du dispositif.
Accès personnalisé
Chaque utilisateur accède à son coffre via un identifiant et un mot de passe, créant ainsi un espace personnel et sécurisé. Les niveaux d’autorisation sont gérés par l’entreprise, qui définit qui peut déposer, consulter ou partager des documents.
Pour renforcer la protection, MyPeopleDoc propose une vérification en deux étapes (authentification à deux facteurs). Cette option limite les risques de compromission de compte et protège l’accès aux pièces sensibles.
Hébergement et conformité
Les données sont hébergées en France, ce qui renforce la conformité aux règles locales de protection des données. L’hébergement national facilite la conformité avec le RGPD et les exigences de souveraineté des données pour les organisations françaises.
La plateforme intègre des mécanismes de chiffrement lors du stockage et des transferts, ainsi que des journaux d’activité permettant de retracer qui a accédé à quel document et quand. Ces éléments répondent aux obligations de sécurité et de preuve en cas d’audit.
Accessibilité multidevice et permanente
La consultation des documents doit s’adapter aux usages mobiles et s’affranchir du lieu de travail traditionnel.
Consultation sur tous les appareils
MyPeopleDoc est accessible depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette, offrant une expérience de consultation fluide quel que soit l’appareil. L’interface est pensée pour permettre l’affichage et le téléchargement des documents depuis un navigateur ou une application dédiée.
Cette accessibilité favorise l’autonomie des salariés, qui peuvent récupérer un bulletin de paie ou une attestation depuis leur domicile ou en déplacement, sans dépendre du service RH pour chaque demande.
Disponibilité après départ de l’entreprise
L’accès aux documents reste en général disponible même après la rupture du contrat de travail, selon la politique adoptée par l’entreprise. Cela permet aux anciens salariés de retrouver leurs bulletins et contrats sans recours aux archives papier.
La conservation post-emploi assure que les preuves administratives et historiques de paie demeurent accessibles, ce qui simplifie les démarches ultérieures auprès des administrations ou des organismes sociaux.
Distribution et partage automatisés
La diffusion des documents vers les collaborateurs peut être orchestrée de façon automatique, réduisant les tâches manuelles pour les équipes RH.
MyPeopleDoc permet d’envoyer automatiquement les bulletins de paie et autres documents dès qu’ils sont déposés. Les salariés reçoivent une notification par email à chaque ajout, ce qui garantit la communication en temps réel et la traçabilité des envois.
La solution facilite aussi le partage contrôlé de fichiers entre l’entreprise et le salarié, avec des options de visibilité et d’historique pour chaque document. Cette automatisation réduit les erreurs de distribution et les oublis liés à des envois manuels.
Signature électronique et certification
La signature électronique intégrée accélère les processus nécessitant un accord formel entre l’entreprise et le salarié.
Grâce à la signature numérique, il est possible de valider des contrats ou des avenants directement depuis la plateforme, avec un niveau de sécurité et de traçabilité adapté au contexte administratif. Cela diminue les délais de traitement et limite l’impression de documents.
Workflows automatisés
Les workflows automatisés permettent de standardiser les opérations répétitives et de formaliser les étapes administratives.
Par exemple, l’envoi automatique des bulletins de salaire le mois suivant la génération réduit les risques d’erreur humaine et assure une diffusion uniforme. De même, les processus d’onboarding peuvent déclencher l’envoi des documents contractuels, des formulaires à compléter et des rappels automatisés jusqu’à complétion.
La mise en place de règles conditionnelles et d’étapes validées par différents acteurs renforce la conformité des procédures RH et diminue le temps consacré aux tâches administratives.
Activation par l’entreprise
L’abonnement et le déploiement de MyPeopleDoc sont en général pilotés par l’employeur, qui choisit un forfait adapté à la taille et aux besoins de son organisation.
Une fois le service souscrit, l’entreprise envoie une invitation par email à chaque salarié pour activer son compte. L’activation inclut la création des identifiants, la mise en place éventuelle de la vérification en deux étapes et la formation rapide à l’usage de la plateforme.
Ce processus d’invitation favorise le caractère collaboratif de la solution, en structurant les échanges entre la direction, les équipes RH et les collaborateurs. L’administration centralisée permet aussi d’ajuster les droits, d’intégrer les utilisateurs et de superviser la diffusion des documents.
Pour synthétiser les fonctions principales et leurs bénéfices, voici un tableau récapitulatif.
| Fonctionnalité | Description | Avantage pour le salarié |
|---|---|---|
| Centralisation | Stockage unique des bulletins, contrats et attestations | Accès simplifié et historique des documents |
| Sécurité | Accès personnalisé, chiffrement et authentification forte | Protection des données personnelles |
| Stockage | Jusqu’à 10 Go d’espace par utilisateur | Conservation longue durée sans support papier |
| Signature électronique | Validation numérique des documents avec traçabilité | Gain de temps et suppression des impressions |
| Workflows | Automatisation des processus RH récurrents | Moins d’erreurs et procédures plus rapides |
| Notifications | Alertes par email à chaque nouveau document | Information en temps réel des nouveautés |
En résumé, MyPeopleDoc offre aux entreprises et aux salariés un service sécurisé de gestion documentaire RH, alliant centralisation, conformité et automatisation pour simplifier la tenue et la diffusion des documents administratifs.
